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AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS FINANCEIROS: POR QUE DEVO APLICAR ISTO À MINHA EMPRESA?

Certamente você já sabe que a automação de processos é uma grande solução. Independentemente do setor, há muitos benefícios para desfrutar. Isso porque, em uma empresa grande, informação, dinheiro, conta, venda e dívidas são movimentados o tempo todo.

A precisão não somente é importante como é necessária. No final do dia, você, como vendedor ou como gestor, precisa dar conta de tudo o que aconteceu, principalmente quando se trabalha diretamente com o caixa. Sendo assim, ou você controla tudo, ou você está fora.

Isso parece ser radical, mas é a realidade. Tratando-se do financeiro, ter a melhor solução para controlá-lo é sempre a escolha mais segura e, neste caso, o ideal é que todos os processos sejam automatizados.

Sabe por quê? Porque a automação de processos financeiros:

    • Elimina atividades manuais que tomam muito tempo;
    • Diminui a possibilidade de erros que colocam sua empresa em risco;
    • Garante a consistência na execução das rotinas financeiras.

Sendo assim, a automação nos processos financeiros de sua empresa é o ideal para que a gestão seja segura, lucrativa e fácil.

AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS FINANCEIROS: O QUE É ISSO, AFINAL? 

A automação de processos financeiros é a substituição completa de atividades manuais por um sistema. Desta forma, todas as funções referentes ao setor financeiro serão automáticas.

automação de processos

Esta automação de processos financeiros é extremamente importante já que é o setor financeiro responsável por sustentar toda a empresa. Afinal, sem dinheiro não se faz nada, concorda?

O fato é que só se percebe esta necessidade quando as coisas começam a ir de mal a pior, isto é:

    • Quando as informações são facilmente perdidas;
    • Quando já não se sabe de onde um determinado dinheiro veio e em que ele foi investido;
    • Quando as dívidas não são bem administradas;
    • Quando os prazos não são cumpridos;
    • Quando não se sabe o que e quanto entrou e saiu.

Se você se identifica com isso, ou seja, se você está em busca de solução justamente por estar enfrentando estes problemas e tantos outros, a automação dos processos financeiros de sua empresa é indispensável.

Mas, se você ainda não enfrenta essas dificuldades, já vou lhe antecipar: caso as atividades referentes a este setor sejam feitas manualmente ou parcialmente manual, mais cedo ou mais tarde você enfrentará estes problemas.

O que fazer então? Investir em automação de processos financeiro, é óbvio.

COMO SABER SE ESTÁ NA HORA DE INVESTIR EM AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS FINANCEIRO DE MINHA EMPRESA?

O problema dos brasileiros, de uma forma geral, é esperar que as coisas desandem para, só então, buscar uma solução. Se eu estiver errada, me corrija.

    • Você espera ficar doente para começar a praticar exercícios físicos e melhorar a alimentação;
    • Espera a dor aumentar para procurar um médico;
    • E, claro, espera as finanças de sua empresa desandar para, só então, buscar uma solução.

Não vou entrar muito nestas questões. Certamente disso você já sabe. Mas, se você é o tipo de pessoa que, quando pensa em finança, já sente dor de cabeça e imagina um monte de planilhas amontoadas em cima da mesa, com certeza isto não é um bom sinal.

E sabe porquê? Embora o exemplo que dei seja figurativo, ele certamente é reflexo de imensos prejuízos que vale a pena citar.

Perdido clientes:

Para que seus clientes se sintam satisfeitos, os processos internos de sua loja precisam estar muito bem estruturados.

Constatado muitos erros:

Os erros são provenientes de atividades manuais que, além de serem desgastantes, provocam um alto nível de estresse nos funcionários.

Perdido tempo excessivo em atividades rotineiras:

Sim, é importante que o tempo seja bem administrado até mesmo quando o assunto é o setor financeiro de sua empresa. Dá para fazer bem feito em pouco tempo.

Qual é a solução? Automação de processos financeiros

Notado uma baixa produtividade:

A produtividade está diretamente ligada ao tempo e produção. Quando se perde muito tempo e disposição com atividades manuais e repetitivas, não é de surpreender que o rendimento seja menor, correto? Afinal, o desgaste tende a ir se acumulando.

Qual é a solução? Automação de processos financeiros.

Perdido muitas informações:

As informações se perdem, ora porque são mal administradas, ora porque não são bem arquivadas. Falando em arquivo, você já deve ter pensado em uma gaveta cheia de pastas com contas pagas e a receber, não é mesmo? Pois bem, isso explica muita coisa.

Qual é a solução? Automação de processos financeiros.

Não tendo o lucro que julgou ser merecido:

Claro, você acompanha as vendas e, a partir dela, idealiza um lucro maior ou menor que o do mês anterior. Mas, para sua surpresa, embora as vendas sejam boas, o lucro sempre diminui. Acredite, o motivo é a soma de todos os fatores anteriores.

Qual é a solução? Automação de processos financeiros

Gastado mais que o necessário:

É claro que aqui não é diferente. Tudo isso se acumula, vira uma bola de neve e, então, haja dinheiro para reparar os erros cometidos, clientes insatisfeitos, falta de dinheiro no caixa, baixa produtividade e falta de lucro, não é mesmo?

Qual é a solução? Automação de processos financeiros

Percebeu? com apenas uma única solução, você elimina 7 ou mais problemas. Vamos combinar, vale a pena investir em automação de processos financeiros, não é?

Pois bem, os custos com o financeiro são vários. Dentre eles, temos os que são necessários, como:

    • Mão de obra para o funcionamento do setor;
    • Transferência bancária;
    • Pagamentos em geral;
    • Mensalidades;
    • Impostos;

E, claro, também não podemos deixar de mencionar os custos que são desnecessários:

dinheiro

    • Atividade executadas de maneira errada;
    • Horas extras provenientes destes erros;
    • Juros;
    • Empréstimos.

Consegue identificar tudo isso em sua empresa? Se sim, ótimo; se não, mapeie estes custos e, principalmente, os desnecessários.

Em seguida, faça uma projeção anual e veja, na íntegra, o quanto você tem perdido por não investir em automação dos processos financeiros.

Espero que estes exemplos tenham sido suficientes. Do contrário, você pode entrar em contato comigo, que eu continuo a conversa, pode ser?

O fato é que, se você se vê nesta situação, certamente já está passando da hora de automatizar completamente os processos financeiros de sua empresa.

Acontece que esta não é a única hora. A automação é bem-vinda a qualquer momento e ela é indispensável para o sucesso de qualquer empresa. Isso porque os benefícios são muitos.

Você não vai esperar ter um prejuízo para começar a fazer bons investimentos, não é mesmo? Mas, se, antes disso, você quiser saber quais benefícios são esses, não seja por isso, eu os comento agora mesmo.

OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS FINANCEIROS

Claro que se o gasto excessivo é uma consequência da falta de automação, a economia é um benefício. Mas vamos ver isto de forma mais detalhada.

Maior controle sobre as rotinas do setor

É muito mais fácil saber o que você tem que fazer quando estas funções estão reunidas em um único local.

É o que acontece com a automação de processos financeiros, em que as contas a serem pagas, por exemplo, podem ser facilmente acompanhadas, juntamente com seus prazos. O mesmo acontece com as contas a serem recebidas.

Isso possibilita uma projeção de caixa que, por sinal, favorece as tomadas de decisões necessárias para fechar o ano do jeito que você deseja, como, por exemplo:

    • Quantas promoções você precisará fazer;
    • Quanto precisará vender;
    • Se as receitas serão cobertas.

Isto tudo proporciona uma conciliação bancária, isto é, as entradas e saídas de dinheiro, com detalhamento completo, estarão sempre alinhadas: dívidas a serem pagas e dinheiro que entrará no caixa.

Redução de processos manuais

Os processos manuais são cansativos, desgastantes e repetitivos. Eles desestimulam o colaborador e o retém em uma atividade desnecessária, fazendo com que um tempo excessivo seja investido em algo que não precisaria de tanto tempo assim.

E, claro, quando estas funções são executadas por um sistema, os erros são praticamente nulos, os custos operacionais são reduzidos e, consequentemente, a produtividade aumenta.

Redução de erros

Para reduzir custos, é necessário identificar de onde vêm estes custos. Este é mais um dos benefícios da automação dos processos financeiros. Identificando em que, quando e como sua empresa tem gastado, fica mais fácil evitar os excessos, concorda?

Outra forma de reduzir estes custos, que você certamente já percebeu, é com a diminuição dos erros e o aumento da produtividade, que, por sinal, também é proporcionado pela automação dos processos financeiros.

Não é de se esperar que as atividades automáticas contribuem com a diminuição de erros, fraudes e extravio de informações, não é mesmo? E, claro, você deve saber que alguns destes erros geram multas, juros e, por conseguinte, penalidades.

assustado

Evitá-los é uma excelente forma de economia.

COMO FAÇO PARA IMPLANTAR A AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS FINANCEIROS EM MINHA EMPRESA?

A parte mais difícil da coisa é identificar que um problema existe e que deve ser solucionado. Tendo isto em mente, o resto é moleza. Sendo assim, a automação de processos se dá pela implantação de um sistema de gestão empresarial.

Os sistemas de gestão empresarial são integrados, isto é, eles unem todas as informações de sua empresa em uma única plataforma. Isto faz com que todas as ações a serem tomadas sejam seguras, consistentes e eficazes.

Mas é preciso ter cuidado para que esta implantação não seja desastrosa e gere mais prejuízos do que lucros.

Pois bem, talvez você me pergunte: Rafaela, e como vou saber qual software é bom para atender às necessidades de minha empresa?

O software ideal para sua empresa é aquele que:

    • Adéqua-se à sua realidade empresarial;
    • É flexível;
    • Possui uma implantação segura;
    • O suporte é impecável.

Nós, aqui da Ético, sabemos como decidir implantar ou trocar um sistema é algo que gera muitas dúvidas. Então, o que pudermos fazer para facilitar isso para você, nós o faremos.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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