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9 DICAS QUE VÃO MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA EM SUA EMPRESA

Assim como um bom líder precisa não somente se destacar no que faz, como também, principalmente, conseguir transmitir uma imagem que inspire confiança e credibilidade, com a comunicação não é diferente.

Não é raro encontrarmos bons gestores, eficientes e com facilidade de se relacionar com a empresa de uma forma geral. No entanto, raramente conseguem fazer com que todos compreendam seu comando, isto é, aquilo que eles querem que seja feito.

E eu nem preciso me alongar explicando quão importante é a comunicação, não é mesmo?

Assim como a comunicação externa, isto é, a comunicação com seu público, seus clientes e fornecedores precisa acontecer de forma clara e objetiva a fim de que sua marca seja propagada e bem vista, a comunicação interna também precisa acontecer.

Mas, afinal, o que é a comunicação interna em uma empresa?

O QUE É A COMUNICAÇÃO INTERNA?

A comunicação interna, como o próprio nome já sugere, é a que ocorre entre os membros da empresa, isto é:

comunicação interna

    • a comunicação entre gerente geral e subgerentes;
    • a comunicação entre os funcionários dos mesmos setores;
    • a comunicação entre funcionários de diferentes setores;

Consegue compreender que a comunicação interna não se dá somente de forma verbal, mas também de forma cultural, isto é, na clareza com que os valores e a cultura da empresa são propagados e difundidos entre seus membros?

Uma empresa que apresenta muitas falhas na comunicação interna poderá vivenciar vários furos, fraudes e gargalos extremamente prejudiciais à saúde da empresa. E o impacto maior sempre se refletirá no relacionamento com o cliente, que, no final das contas, é quem mantém a empresa, não é mesmo?

Portanto, vale a pena se certificar de como anda a comunicação e tomar medidas imediatas para eliminar de vez os furos que possam existir, concorda?

Pensando nisso, darei a você 9 dicas que vão ajudar a melhorar de forma significativa a comunicação interna em sua empresa. Pode ser?

Então, continue lendo.

9 DICAS PARA MELHORAR A COMUNICAÇÃO INTERNA EM SUA EMPRESA

1. Saiba ouvir

Algumas coisas só funcionam quando a gente dá o exemplo, não é mesmo? Principalmente quando se está dentro de uma empresa, lidando com várias pessoas. Você pode até cobrar, exigir, dar advertência, mas o que faz a diferença, no final das contas, é o exemplo.

Com a comunicação não é diferente. Para que haja comunicação, é indispensável que se tenha um falante e um ouvinte. E se você quiser ser ouvido, você precisa aprender a ouvir.

Mas, entenda: ouvir não é simplesmente escutar. É levar em consideração o que o outro diz e, se possível, colocar em prática. Não há nada mais frustrante do que você falar com alguém sabendo que não vai valer de nada.

Nesse processo de escuta, é bom que você interaja e denote interesse por quem está falando. Isso é uma forma eficiente de demonstrar respeito pelas pessoas do seu convívio, além de ser uma excelente forma fazer com que você seja escutado.

Portanto, para ser um bom comunicador, seja, antes de tudo, um bom ouvinte.

2. Não tenha medo de perguntar

Quando você estiver falando, certifique-se de que as pessoas estão realmente compreendendo. Uma boa forma para ter essa noção é perguntar. E, lembre-se: perguntar não é ser chato.

A comunicação interna pode, por muitas vezes, ser algo cansativo, o que faz com que muita gente ligue o piloto automático. Claro que, quando isso acontece, dificilmente você conseguirá fazer com que seus comandos sejam obedecidos.

Portanto, exemplifique, leve isso para o dia a dia e pergunte, por exemplo:

    • “E como faremos isso? ”
    • “Como você chegou a essa conclusão? ”
    • “Como podemos mudar esta realidade? ”

Essa interação é indispensável.

3. Seja claro, objetivo e específico

Este é um ponto crucial da comunicação. Não perca tempo com “lengalenga”. Se você quer mesmo ser ouvido, tenha plena consciência e controle sobre:

    • o que você está falando;
    • para quem está falando;
    • o que realmente precisa ser falado.

É claro que, nem por isso, a comunicação precisa ser mecânica. Descontrair é importante, mas não deixe que isso o faça perder o foco.

Além disso, saiba direcionar o assunto. Entenda que, dentro de uma empresa, há vários perfis de pessoas: há quem entenda uma comunicação sofisticada, há quem precise de algo mais simples.

Na dúvida, opte pelo simples, direto e específico. O menos é mais e todo mundo sai ganhando.

4. Atente-se ao tom de voz

O seu tom de voz conta muito, seja porque ele está passivo demais, seja porque está alterado demais. Neste caso, a moderação é indispensável.

comunicação interna

O cuidado para não se alterar, não se tornar agressivo ou indiferente influencia diretamente na forma como as pessoas acolhem o que você está dizendo.

Ninguém gosta de se sentir diminuído ou inferior a ninguém, não é mesmo?

E é por isso que você precisa estar atento à forma como transmite uma mensagem. As pessoas tendem a se fechar ou até mesmo a criar bloqueios ou antipatia por quem não consegue se expressar de forma respeitável e amigável.

Na comunicação interna, o que conta não é só o que você diz, mas, principalmente, o que a outra pessoa escuta. Se for preciso treinar e repetir um discurso várias vezes antes de proferi-lo de fato, assim o faça.

O importante é conseguir manter a compostura, a tranquilidade e modular o tom de voz na hora em que for falar. E lembre-se: isso não se aplica somente aos discursos formais, mas, principalmente, ao dia a dia da empresa.

5. Tenha empatia

Você sabe o que é empatia? Empatia é a capacidade de se colocar no lugar do outro e isso precisa acontecer em todas as nossas relações, desde o ambiente familiar até o ambiente de trabalho.

Na família, a gente até consegue fazer as pazes; mas, ao lidar com alguém extremamente diferente da nossa realidade, a coisa aperta um pouco mais, não é mesmo?

É por isso que você precisa exercitar sua empatia. Saber que cada um tem um ritmo, uma vivência, que tem problemas e limitações faz com que tenhamos compreensão diante das dificuldades alheias.

Nem todo mundo vai pensar como você e nem agir conforme a sua cabeça. Portanto, saiba acolher isso e indicar a melhor alternativa para a empresa, sem que, com isso, você pareça estar passando por cima do outro.

Indique os motivos de uma decisão, aponte isso em sua fala e respeite os posicionamentos alheios. Isso faz toda a diferença.

6. Saiba informar

Não adianta você ser o rei das técnicas de comunicação se o seu discurso for vazio e improdutivo. Sabe aquela conversa para boi dormir? Então, ela é cansativa e bloqueia a mente das pessoas para o que é essencial.

Saiba se ater ao que é essencial e dê informações relevantes. Apresente dados, demonstre resultados, sejam eles positivos ou não.

Especifique as metas, mostre os números, as datas, os nomes, enfim, o que for necessário para que as pessoas o levem a sério.

Para isso, você pode contar com o auxílio de um sistema de gestão empresarial que lhe apresente um panorama completo dos dados, informações, expectativas e resultados reais de sua empresa.

Se você quer falar sobre planejamento, metas, vendas, lucro, ou o que for, com o auxílio de um sistema de gestão empresarial, você poderá emitir relatórios com todas as informações relevantes e confiáveis.

Deste modo, seu discurso será amparado por documentação legítima que comprova e mensura o que você está dizendo a fim de motivar as pessoas a apresentarem um resultado ainda mais satisfatório nas próximas reuniões.

Além disso, com um sistema de gestão empresarial, sua equipe como um todo terá acesso às ações realizadas no cotidiano da empresa, de modo a que todas as decisões a serem tomadas sejam embasadas na realidade em que a empresa se encontra.

Com esta ferramenta, não há chance para equívocos, gargalos ou erros. É tudo seguro e atualizado.

7. Determine o foco da conversa

Isto aqui é essencial. Essa coisa de chover no molhado não ajuda em nada, como nós já conversamos. Portanto, uma dica de ouro é criar um roteiro para a sua conversa.

Se você precisa dar uma ordem ou dirigir uma reunião importante com sua equipe, estruture previamente o assunto a ser tratado e siga à risca os tópicos a serem trabalhados.

Isso economiza tempo, evita distrações e estresses, além de fazer com que o assunto seja encarado de forma mais séria e responsável.

comunicação

O problema de não ter foco é que você corre o risco de que as informações relevantes, a mensagem que de fato importa, sejam misturadas e confundidas com os assuntos corriqueiros que não fazem tanta diferença.

Quando o assunto for bem estruturado e direcionado, você conseguirá sinalizar para os ouvintes o que de fato precisa ser levado em conta. Finalize a conversa frisando o que definitivamente não pode ser ignorado. Por exemplo:

“Então, pessoal, não esqueçam que ____________”

Entendeu? Mantenha o foco!

8. Dê prioridade aos aspectos positivos

Não há nada mais desestimulante do que uma conversa negativa. O cérebro humano tende a bloquear, a não absorver um discurso negativo. Há várias formas de falar o que precisa ser dito sem passar uma impressão negativa. Por exemplo:

Pessoal, neste mês, nós conseguimos atingir nossos objetivos, a equipe trabalhou de forma muito satisfatória e nós estamos satisfeitos com os resultados. Para este próximo mês, vamos nos esforçar para que alguns detalhes sejam ajustados a fim de que nosso sucesso seja ainda maior.

E, nessa conversa você, especifica os detalhes a serem ajustados de uma forma leve. As pessoas vão se abrir mais ao seu discurso, vão ficar mais satisfeitas pelos reconhecimentos e se empenharem ainda mais para as próximas atividades a serem desempenhadas.

Portanto, evite ser negativo. Dê ênfase aos aspectos positivos e você presenciará uma mudança significativa no ânimo e comportamento em sua empresa.

9. Propague a cultura de sua empresa

Como eu mencionei lá no início deste artigo, a comunicação interna acontece também através da propagação da cultura da empresa, isto é, sua missão, visão e seu valor.

Se cada um sabe o que deve fazer para manter a cultura da empresa, você evitará uma série de burocracia desnecessária em sua empresa.

Para o discurso não ficar cansativo, repetitivo e chato, faça com que todos tenham plena consciência do que é a sua empresa, qual é a missão de vocês e o que você vende.

E lembre-se: você não vende um determinado produto. Você vende uma imagem, um valor, uma solução.

Isso faz com que todos tenham maior motivação e dedicação para com a empresa. Afinal, se cada um sabe o que deve fazer, se cada um consegue visualizar sua importância para o crescimento da empresa, há uma motivação maior para trabalhar, não é mesmo?

Para isto, você pode contar com o auxílio de jornais, grupos em redes sociais, mídia de comunicação interna e até mesmo sistemas de gestão empresarial para mensurar e demonstrar o desempenho de cada um.

E sempre com o intuito de melhorar, nunca de humilhar ou desmerecer alguém. Lembre-se sempre disso.

O feedback que essas ferramentas oferecem, principalmente os softwares de gestão que permitem um acompanhamento e mensuração mais eficiente e em tempo real, ajuda a fazer com que todos compreendam de fato o que devem fazer e quais medidas tomar para melhorar sua produtividade.

Mas, agora, vale a pergunta: como anda a comunicação interna em sua empresa?  Se você estiver enfrentando problemas neste âmbito, vale a pena investir em meios para melhorar esta comunicação. No final, quem sai ganhando é a sua empresa.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

One Comment

  1. Rael

    Dicas de qualidade! estou aplicando na minha empresa e tem dado resultado, e já consigo sentir um pouco de diferença na equipe. Parabéns pelo conteúdo

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