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COMO FAZER CONTROLE DE DESPESAS?

O controle de despesas, dos custos e dos gastos no meio empresarial é um processo indispensável para o sistema financeiro e para o fluxo de caixa. Caso contrário, as finanças viram uma bagunça e fica difícil se firmar ou evoluir no mercado e no segmento de atuação.

Primeiramente, é importante deixar claro que existem diferenças entres os termos:

  • Despesas;
  • Custos; e
  • Gastos.

É comum a maioria das pessoas acharem que é tudo a mesma coisa por fazerem parte das contas da empresa. Porém, quando se trata de receitas e da organização financeira, é importante esclarecer esses termos para não fazer feio na hora de puxar a planilha de gastos.

CUSTOS, DESPESAS E GASTOS

controle de despesas

Bom, vamos às definições desses termos e deixá-los mais claros para melhor entendimento desse processo do controle de despesas.

Os custos, de uma forma geral, são definidos pelos gastos necessários para produzir produtos e serviços e deixá-los “prontos” para consumidor final. Ou seja, tem a ver com os custos de produção do que chegará a ser comercializado ao cliente.

Já os gastos, eles são mensuráveis através dos cálculos do que entra e do que sai do caixa da empresa. Portanto, eles são palpáveis e passíveis de quantificar e qualificar por serem pertencentes aos custos que não são palpáveis. Porém, é somente através da identificação dos gastos que a empresa conseguirá controlar os custos.

Os custos não são calculados de maneira igual para qualquer ramo de atividade que a empresa decida desenvolver. Por isso, deve-se levar em consideração com qual tipo de segmento do mercado a empresa se manterá fixa para, então, mensurar quais os gastos se podem ter com cada área.

Outra questão a que os gestores devem atentar-se é referente ao controle de despesas que envolvem os gastos com energia, comissão de vendas, pagamento dos colaboradores e marketing da empresa, por exemplo. São gastos não diretamente ligados aos custos de produção dos bens de consumo.

Na verdade, esses gastos “à parte” nas receitas do sistema fazem parte da estrutura organizacional para manter a empresa funcionando corretamente. Por conta disso, são denominadas de despesas.

Em resumo, os custos com matéria prima e todo o processo produtivo são gastos que, querendo ou não, serão necessários desembolsar para chegar ao produto ou serviço final.

Esses gastos podem ser avaliados e calculados para ver a viabilidade de produzir tais produtos e serviços e se de fato eles geram lucros para empresa.

Já as despesas são os gastos que mantêm o restante da estrutura funcionando a todo o vapor e onde entra o controle de despesas para “aparar as arestas” caso as saídas e entradas de dinheiro estejam desequilibrando o fluxo de caixa.

DESPESAS

Chegamos ao ponto central deste conteúdo: as despesas. Elas podem ser divididas em duas categorias para ficar ainda mais fácil de entender, colocar no planejamento financeiro da empresa e fechar as contas no final do mês sem maiores sustos. São elas:

  • As despesas fixas: que não fazem parte da produção de bens, mas são importantes para manter a estrutura da empresa em funcionamento. Incluem-se o pagamento de aluguel do espaço, água, luz, materiais de escritório, etc.;
  • As despesas variáveis: no controle de despesas, esses gastos variáveis são o contrário das despesas fixas, que podem justamente variar de acordo com a necessidade da empresa, pois envolvem a comissão de vendas, o investimento no marketing da empresa e outras mudanças no orçamento que podem ocorrer em períodos de maior demanda, como o final do ano, por exemplo.

As despesas variáveis são aqueles gastos que devem ter um cuidado maior por serem imprevisíveis, dependendo do orçamento feito pelo planejamento. Por isso, deve-se ter uma atenção maior para não ser surpreendido no final do mês com contas a mais.

5 PASSOS PARA O CONTROLE DE DESPESAS EMPRESARIAL.

Para você que chegou até a essa parte do conteúdo, separei alguns passos que podem ser seguidos desde já pela sua empresa para não perder mais tempo e dinheiro por falta do controle de despesas.

Este processo de controle no sistema financeiro deve sempre ser avaliado com calma, com muita atenção e disciplina pelas pessoas responsáveis para que não saiam do orçamento previsto pelo planejamento da empresa.

1. Planejamento

É difícil um sonho, um projeto ou um objetivo ir adiante sem um bom planejamento de como chegar lá, concorda?

Por isso, é muito importante começar a traçar o planejamento da sua empresa junto às demais pessoas responsáveis por cada departamento.

Dessa forma, o sistema financeiro entra em foco no alinhamento de ideias e sugestões de cada setor para o controle de despesas.

A partir do planejamento e de uma reunião geral com todos os colaboradores, é possível:

  • Mensurar os gastos;
  • Analisar os investimentos que devem ser adotados;
  • Ver as ações para os períodos de crises;
  • Prever e se adaptar às mudanças no cenário do mercado de negócios; e
  • Tomar as decisões mais eficientes de acordo com a realidade e potencialidades do empreendimento.

Viu? O negócio é importante mesmo e brincadeira de gente grande. E aí, como está o planejamento da sua empresa?

controle de despesas

2. Desperdícios

Evitar desperdícios deve fazer parte da rotina de qualquer pessoa, tanto em casa quanto no ambiente de trabalho. Para isso, é vital termos a colaboração de todas as pessoas envolvidas no crescimento e funcionamento da empresa.

Analise o quanto você gasta com investimentos estruturais, como internet, luz, aluguel, copos descartáveis para tomar aquele cafezinho, papéis, etc. Certamente você terá um orçamento fixo para lidar com essas questões durante o mês. Mas, que tal evitar o desperdício desses itens e economizar?

É a partir da redução de desperdício que o controle de despesas se torna eficiente para melhorar o restante do fluxo de caixa com os demais custos.

Afinal, o desperdício pode ser evitado também no estoque de produtos. Veja os custos de produção e se eles condizem com o volume de produtos parados em estoque. Assim, evita-se o prejuízo com os excessos.

Caso você queira saber mais sobre isso, confira nosso artigo sobre estoque. Vale a pena ter uma gestão de qualidade e que o ajude a diminuir custos.

Lembre-se de que as pessoas envolvidas no ambiente de trabalho são fundamentais para ajudar na redução desses desperdícios. Deixe os colaboradores cientes de suas responsabilidades para melhorar a qualidade de vida no trabalho, desenvolver o espírito de equipe e determinação em todos.

3. Fluxo de caixa

Fluxo de caixa corresponde a tudo o que entra e que sai de dinheiro dentro de sua empresa.

Responda agora: Para onde vai o dinheiro de sua empresa?

Sem controlar o fluxo de caixa é impossível fazer qualquer controle de despesas ou qualquer outra atividade que vise ao crescimento no mercado.

Caso deseje saber mais sobre o fluxo de caixa, temos um artigo com 4 dicas valiosas para fazer este controle de uma forma como você nunca viu antes, além de outro artigo complementar sobre ciclo financeiro para sua empresa. Lá você saberá como aliar uma boa gestão do sistema financeiro com o restante do planejamento empresarial.

4. Fundo de emergência

Mesmo que você tenha o controle de despesas fixas na ponta do lápis e esteja preparado para as despesas variáveis que podem vir a ocorrer durante o mês, ainda assim isso não passa uma segurança efetiva do sistema financeiro da empresa.

Contas e gastos inesperados podem surgir a qualquer momento, como, por exemplo, a necessidade de efetuar a manutenção de algum equipamento ou máquina de produção.

Por isso, o fundo de emergência é imprescindível para cobrir eventuais emergências, como o próprio nome já diz. Assim, evitam-se surpresas inesperadas ao avaliar as receitas que surgirem sem serem previstas no planejamento.

Dessa forma, não será preciso recorrer a empréstimos de última hora e, consequentemente, encarar os juros altíssimos.

Portanto, organize, dentro do planejamento financeiro, a separação de uma quantia mensal como fundo de emergência e coloque em um investimento que ofereça liquidez já que você pode precisar desse dinheiro a qualquer momento.

Prevenir é melhor que remediar!

5. Tenha um bom sistema de gestão

O sistema de gestão empresarial tem sido o braço direito de todas as empresas. Isso porque, através desta ferramenta, os empresários têm feito uma gestão com maior qualidade, eficiência e rapidez. E esses atributos são indispensáveis no mercado atual.

É comum ver empresários quebrando a cabeça e tendo prejuízos financeiros devido a administrações mal efetuadas e sem uma visão geral da empresa. Um dos grandes diferenciais de um sistema de gestão é justamente esse olhar amplo.

Esta característica permite que as decisões sejam bem planejadas, que as informações necessárias estejam sempre disponíveis e as estratégias sejam as mais acertadas possíveis.

O Ético é um sistema de gestão que vem se destacando no mercado cada dia mais.

Ele tem ajudado várias empresas a potencializar suas estruturas e a se destacar no mercado de trabalho, como aconteceu com a empresa Bonfim Móveis. Com 12 lojas no mercado, a gestão deixou de ser um desafio e passou a ser eficiente.

O auxílio de um sistema de gestão empresarial no controle de despesas é indispensável. O Ético faz:

  • Projeção de meta financeira;
  • Ajuda a empresa a identificar prazos para efetuar pagamentos;
  • Emite relatórios com os investimentos e destino do dinheiro do caixa.

Outro grande auxílio do sistema para o controle de despesas é a relação de dinheiro disponível no caixa, dinheiro a receber e as dívidas a serem pagas.

Através dessas análises, as despesas não serão surpresas no final do mês, muito menos um problema do final do ano.

Se você tem problemas para administrar e controlar suas despesas, vale a pena colocar em prática as dicas sugeridas. Garanto que, em pouco tempo, você perceberá ótimos resultados em sua gestão.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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