fbpx

COMO FAZER O FECHAMENTO DE CAIXA EM 3 PASSOS

Sem dúvidas, o controle de caixa é uma atividade extremamente necessária para a saúde financeira de qualquer empresa e, assim como o fluxo de caixa deve ser levado a sério, o fechamento de caixa, realizado todos os dias, deve receber uma atenção ainda mais especial.

Infelizmente, não é arriscado dizer que todo empresário já teve algum problema com o fechamento de caixa: ou por fazer de forma equivocada, ou por não dispor de ferramentas que o ajudem a executar com maior precisão.

E, apesar de esta estatística ser certeira, ainda há uma falta de atenção muito grande para o assunto: o empresário sabe que é um aspecto delicado da gestão; no entanto, insiste em trilhar caminhos duvidosos.

Contraditório, não?

O fato é que dá para evitar muito prejuízo e muita dor de cabeça simplesmente por colocar em práticas algumas medidas que garantirão o bom fechamento de caixa e, consequentemente, uma boa saúde financeira para a sua empresa.

E é justamente isso que eu quero fazer hoje: indicar-lhe um caminho seguro para as questões financeiras de sua empresa. Quer saber mais sobre isso? Continue lendo.

fechamento de caixa

EM QUE CONSISTE O FECHAMENTO DE CAIXA?

Como você já deve saber – mas vale a pena repetir – ter um bom controle de caixa é imprescindível para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, do que adianta faturar muito e administrar pouco?

Quando menos se espera, o dinheiro já se foi e você não sabe onde, quando, nem como foi. E isso é muito arriscado.

E para que se consiga manter este bom controle é que o fechamento de caixa se faz tão necessário, pois é a partir dele que você conseguirá ter o controle sobre o que entrou e saiu e ter dimensão dos lucros e prejuízos da empresa.

O fechamento de caixa, de acordo com a contabilidade:

Refere-se ao término de movimentações financeiras e atividades realizadas dentro de um determinado período, seja ele o final do expediente de um determinado funcionário, seja de um dia de trabalho em uma empresa a fim de organizar a movimentação de receita para facilitar as atividades financeiras (pagamentos e recebimentos, entrada e saída de dinheiro e troco) do próximo dia.

Com isto, você deverá ter a noção do que entrou, como entrou e quanto entrou no seu caixa, assim como o que saiu, como saiu e quanto saiu. Esta checagem possibilitada pelo fechamento de caixa é o que faz toda a diferença no final do mês para evitar os “furos” e os gargalos.

Sendo assim, além de se ter boas práticas e boas ferramentas, você deve – repito -, deve ter alguém que seja de sua extrema confiança e que seja capaz de executar este procedimento com precisão e eficiência.

Alguém que não deixe para depois, que não omita nenhum valor e que realmente saiba o que está fazendo. Até porque você não quer prejuízos para a sua gestão financeira, não é mesmo?

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO FECHAMENTO DE CAIXA PARA A MINHA EMPRESA?

Há inúmeros benefícios em realizar um fechamento de caixa de forma eficiente e segura. Dentre eles, temos:

    • uma gestão financeira mais precisa e sem gargalos;
    • melhor direcionamento para os investimentos financeiros;
    • eliminação de perdas desnecessárias e potencialização dos lucros;
    • controle com relatórios diários referentes à movimentação financeira de sua empresa.

EM QUE MINHA EMPRESA PERDE QUANDO O FECHAMENTO DE CAIXA NÃO É BEM CONTROLADO?

Acredito que ficaram claros os impactos que o fechamento de caixa pode proporcionar para a gestão de sua empresa. Se bem-feita, ela proporciona um controle mais preciso e, consequentemente, mais lucro.

Se malfeita, os furos no fim do mês trarão não somente prejuízos, como também impossibilitarão que novos investimentos e tomadas de decisões sejam seguras.

Consegue perceber como isso o colocará numa teia de aranha de que, dificilmente, você conseguirá sair ileso? Isto é, dificilmente você conseguirá mudar o rumo das coisas sem ser drasticamente afetado pela má administração que você criou em sua empresa.

Pois então, o que uma empresa perde quando o fechamento de caixa não é bem controlado?

Confiança

Já que nunca se sabe qual é a real situação financeira da empresa, você sempre estará inseguro quanto às decisões a serem tomadas.

Lucro

Muitos gestores são enganados achando que têm uma determinada quantidade de dinheiro e, no final do mês, o caixa está sempre negativo.

Isto se dá pela falta de controle dos gastos e recebimentos da empresa e pode acarretar sérias consequências no final de um determinado período, isto é, quando os prejuízos se acumulam.

Controle financeiro

Como seu fluxo de caixa e toda a finança de sua empresa estará em ordem e bem controlada se sua empresa não consegue, sequer, ter precisão nos resultados mensurados no final do mês? É um tanto incoerente, não?

3 PASSOS PARA REALIZAR UM BOM FECHAMENTO DE CAIXA.

Como você já percebeu, o fechamento de caixa é de extrema importância. Pensando nisso, listei 3 dicas que ajudarão sua empresa a manter-se bem controlada. Isso aliviará, e muito, a sua gestão financeira.

Portanto, não deixe de conferir e aplicá-los, ainda hoje, em seu negócio. Vamos lá!

1. Verificação dos valores

O processo de fechamento de caixa se inicia no final do expediente, no exato momento em que você, ao fechar o caixa, fará um registro do saldo final.

No início do expediente, é importante que você também faça esse registro já que é necessário que se tenha uma pequena quantia de dinheiro destinada ao troco.

Deste modo, você conseguirá saber qual foi o fluxo de caixa no decorrer do dia, isto é, o que entrou e o que saiu.

Verifique o tempo que você gasta para realizá-lo, para que, nos próximos dias, você já tenha dimensão da exigência desta atividade. É importante que isso seja rotina, ou seja, você deve fazer diariamente.

Para este controle, é importante que você saiba:

fechamento de caixa

    • quanto entrou em moedas;
    • cheques pagos e recebidos;
    • vales pagos para funcionários;
    • gastos no cartão de débito e crédito;
    • outros pagamentos que tenham sido pagos ou recebidos.

E estes registros não são opcionais.

2. Controle sobre as movimentações financeiras

Esta etapa é primordial. É aqui que você fará o cálculo de tudo o que entrou e saiu do seu caixa, isto é, a soma das entradas, e, então, a subtração das saídas para saber quanto ficou no caixa.

De fato, este procedimento é muito simples, mas é aqui que os erros acontecem. É muito comum que o caixa não dê baixa, e, por isso, pareça ter mais, ou pareça ter menos. E, então, o que fazer?

Você deve investigar, procurar saber se há alguma movimentação cujo recibo não foi conferido ou até mesmo se, durante o dia, não houve erro de troco. Geralmente, o mais provável é a primeira opção.

E é justamente por isso que o fechamento de caixa deve ser realizado todos os dias, rotineiramente, pois, assim, caso haja erros, você conseguirá identificá-los com maior facilidade.

Afinal, é bem mais fácil corrigir um erro que aconteceu hoje do que se lembrar de um que aconteceu no mês passado, não é mesmo?

Portanto, todas as movimentações de caixa precisam ser registradas, seja para alguma manutenção para a empresa, seja até mesmo copos descartáveis.

Embora o valor seja baixo, no final ele afetará os seus cálculos de fechamento e pode causar muita dor de cabeça.

Por isso, tenha sempre anotado:

    • a quantia usada na abertura de caixa;
    • os recebimentos em espécie;
    • as notas fiscais e comprovantes de vendas realizadas em cartões crédito e débito;
    • os tickets e cupons (quando for o caso);
    • os cheques;
    • os pagamentos de contas no decorrer do dia;
    • todo e qualquer tipo de despesa eventual (copos descartáveis, manutenção de algum aparelho)

3. Deixe o caixa preparado para o dia seguinte

A etapa final ajuda a manter o caixa em ordem. Para deixar o caixa preparado para o dia seguinte, é importante que você:

Retire o valor determinado e deposite na conta da empresa.

Este procedimento se chama sangria e precisa ser devidamente registrado. Ele é importante para a segurança da empresa.

Entretanto, quando não há registro –  no caso de a empresa usar algum tipo de software -, fica subentendido que o valor ainda está no caixa e isso proporcionará uma grande desestruturação no controle financeiro.

Fazer o fechamento do caixa.

Para quem usa planilha, software, caderno ou qualquer outro método, o caixa precisa estar “fechado” também lá.

Deixar uma quantia separada.

Assim como você iniciou o caixa com uma quantia determinada para trocos, pagamentos ou qualquer ação necessária, no momento em que você for preparar o seu caixa para o dia seguinte, precisa, também, deixar este valor separado e, claro, registrado.

A IMPORTÂNCIA DA AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS FINANCEIROS

Ufa! Parecia que não ia terminar mais, não é mesmo? Mas terminou! Ainda bem. (rs)

De fato, o controle financeiro não é algo tão simples e, além disso, afeta diretamente toda e qualquer empresa. Seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Por isso, nada de se iludir achando que, porque sua empresa é pequena, dá para levar as coisas de qualquer jeito, isto é, sem um procedimento seguro, sem um método, sem uma ferramenta eficiente.

Nossa maior recomendação para as empresas tem sido a automação. Automatizar é de grande benefício pois:

    • evita, de forma significativa, os erros;
    • agiliza o processo;
    • reduz custos;
    • melhora a agilidade;
    • aumenta a segurança.

Isso dentre tantos outros benefícios econômicos para sua empresa que você pode conferir neste artigo.

Mas estes benefícios se estendem também para o setor financeiro, visto que a precisão nas informações e a rotina das atividades são a chave para que não se tenham falhas. Aliás, falhas são fatais, não é mesmo?

Apesar de serem fatais, os erros são a coisa mais natural que existe. Nenhum ser humano, por mais qualificado que seja, está seguro de que realizará o processo sem nenhuma falha.

E é por isso que contar com o auxílio de um software de gestão para o fechamento de caixa é tão urgente e necessário.

Com esta tecnologia, além de garantir segurança e eficiência para a sua empresa, você conseguirá reduzir custos de forma significativa.

Com um software de gestão que automatiza o setor financeiro, você conseguirá:

    • maior controle sobre a rotina do seu caixa;
    • eliminação de atividades realizadas manualmente;
    • redução de erros.

Vale a pena, não vale? Afinal, não dá para esperar um ser humano perfeito, nem contar que seu caderno e/ou sua planilha nunca serão invadidos, rasgados ou que desaparecerão do sistema. Estamos de acordo?

Espero que você tenha se dado conta da importância de se fazer um fechamento de caixa de forma eficiente e segura. Caso isto tenha acontecido, talvez esteja na hora de considerar, fortemente, a adoção de um bom sistema de gestão empresarial.

Se você já tem um sistema, certifique-se de que ele está atendendo de forma satisfatória a todas as demandas de sua empresa. Nem todos os sistemas são bons, e muitos só dão dor de cabeça, não é mesmo?

O Ético é um sistema flexível que se adapta à realidade da sua empresa. Ele é feito para atender, integralmente, todas as suas necessidades referentes à gestão.

Se você está interessado e quer melhorar a sua empresa, entre em contato conosco e peça já uma avaliação técnica gratuita. Você não estará firmando compromisso algum, apenas considerando uma boa solução para o seu negócio.

Share

Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

WhatsApp chat