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GESTÃO DE ESTOQUE: O GUIA PRÁTICO QUE VOCÊ NÃO PODE DEIXAR DE SABER

Saber fazer a gestão de estoque é uma tarefa indispensável e imprescindível para toda empresa que deseja ter sucesso e ganhar espaço no mercado de trabalho.

Deste modo, esta atividade é assunto e função básica para todo e qualquer empresário. Sem isso, nada vai para frente.

Apesar desta importância, a negligência nesta área é gritante. Isso porque a ideia de que “só o cliente importa” ainda é muito forte na realidade empresarial brasileira.

Mas você já parou para pensar que, por causa de uma má gestão de estoque, o atendimento ao cliente e, consequentemente, suas vendas podem estar sendo gravemente afetados?

Pois então! Embora o estoque não esteja “às claras”, isto é, ele não esteja visível ao seu cliente, ele é responsável pelo lucro, pela venda e pelo bom funcionamento de toda a sua empresa.

Caso você não consiga visualizar isso, não se preocupe. Neste artigo, quero esclarecer algumas coisas para você, tais como:

1. Controle de estoque

2. Inventário de estoque

3. Planejamento de estoque

Isso é importante para você? Pois, então, acompanhe.

O ESTOQUE E SUAS EXIGÊNCIAS

Estoques são todos os bens materiais mantidos por uma organização. É um conjunto de produtos armazenados que visam suprir as demandas de venda da empresa, a depender do perfil de segmentação, isto é, varejo, indústria ou prestação de serviço.

Pode-se definir estoque, em outras palavras, como uma forma de a empresa se proteger da imprevisibilidade dos processos com os quais lida ou está envolvida.

Assim sendo, a falta de qualidade de seus processos internos, bem como dos externos dos quais depende, faz com que o volume de estoque se eleve desnecessariamente.

Consegue visualizar as consequências financeiras e administrativas disto?

Isso porque, com o estoque, a empresa controla suas vendas, tomadas de decisões, estratégias e ciclo de compras. Vale a pena investir no ramo, concorda?

Pois bem! De uma forma geral, as principais funções da gestão de estoque são:

    • Garantir o abastecimento de materiais da empresa;
    • Neutralizar os efeitos de demora ou atraso no fornecimento de materiais;
    • Garantir a quantidade e a qualidade dos materiais em estoque;
    • Garantir a rapidez e a eficiência no atendimento às necessidades da empresa e dos clientes;
    • Enfrentar a sazonalidade de produtos sem prejuízos e gastos desnecessários;
    • Evitar e reduzir desperdícios.

O mais importante disso tudo é que você compreenda que estoque é dinheiro e tem um impacto direto em todo o desempenho da sua empresa.

gestão de estoque

Sendo assim, os custos para manter um estoque podem ser divididos de três formas: custos diretamente proporcionais, inversamente proporcionais e independentes.

    • O custo direto ocorre quando os custos crescem com o aumento da quantidade média estocada.
    • O custo inverso são os custos ou fatores de custos que diminuem com aumento do estoque médio, isto é, quanto mais elevados os estoques médios, menores serão tais custos.
    • O custo independente são os que independem do estoque médio mantido pela empresa, independentemente da quantidade estocada.

Somente quando a empresa tiver isto bem definido e estruturado para sua segmentação em questão é que poderá pensar em um controle de estoque.

Mas, afinal, você sabe o que é o controle de estoque? Vamos, então, às definições.

O QUE É O CONTROLE DE ESTOQUE?

gestão

O controle de estoque começa a partir do momento em que a empresa se estrutura a respeito:

    • Do tipo de estoque para seu seguimento;
    • Das vantagens e desvantagens para ter um estoque;
    • Do custo e benefício;
    • Da melhor forma para controlar estoque.

Se você não compreende bem acerca destes aspectos e não tem isso bem definido em sua empresa, nem tente dar um passo à frente. Para dar passos seguros, certifique-se de que as coisas anteriores estão bem estruturadas.

O principal objetivo do controle de estoque é, essencialmente, buscar o equilíbrio entre o número de estoque e consumo, pois, somente dessa forma, a empresa:

    • Evitará que materiais e produtos desnecessários entrem na empresa;
    • Terá informações mais centralizadas e isto possibilitará melhor acompanhamento e planejamento;
    • Determinará a quantidade de compra para cada material;
    • Analisará e acompanhará a evolução do estoque na empresa;
    • Terá maior controle e planejamento acerca de produtos obsoletos.

Deste modo, no controle de estoque, a empresa tem domínio sobre entrada e saída de produtos que, por sua vez, proporcionarão maior estabilidade e segurança, tanto para as finanças da empresa, quanto para as suas vendas e tomadas de decisões.

Entenda que a má gestão do estoque pode afetar o seu fluxo de caixa e, consequentemente, o seu capital de giro.

Percebe como isso pode desestabilizar todo o financeiro de sua empresa?

Pois bem, para evitar erros, cada empresário precisa realizar um inventário de estoque, que consiste em uma recontagem ou reavaliação das informações obtidas.

Como anda o inventário do seu estoque? Mas, antes, o que é um inventário?

É o que vamos ver agora.

O INVENTÁRIO DE ESTOQUE COMO AUXÍLIO PARA EVITAR ERROS E GASTOS.

O inventário de estoque caracteriza-se por ser uma “revisão estratégica” de todo o processo de controle de estoque.

É um nome difícil, mas que, na prática, representa a mesma coisa de quando você vai organizar seu guarda roupa: você já sabe o que tem lá dentro, quantas peças existem de cada categoria, quanto custou cada peça e, claro, em qual lugar cada peça está.

Com esta organização, você saberá o que está em falta, o que já não serve mais e o que vai fazer com as peças que já tem.

Em outras palavras, é uma prática que, através da identificação, classificação e contagem dos produtos armazenados, você poderá conferir se as informações registradas estão de acordo com a realidade do que foi dado como entrada e saída de mercadorias.

Entendeu?

Pois bem, é importante que você saiba que o procedimento só será bem-sucedido se o responsável em realizá-lo tiver pleno conhecimento sobre o estoque. Além disso, é necessário saber qual o tipo de inventário ideal para cada estoque. Por exemplo:

O inventário rotativo: O inventário do estoque rotativo precisa ser analisado de forma periódica, isto é, diária, semanal, quinzenal, mensal ou a depender da necessidade da empresa.

O inventário periódico: O inventário periódico é realizado no final de um determinado espaço de tempo com o objetivo de evitar erros, atualizar informações no sistema de estoque – caso a empresa tenha um – e elaborar demonstrativos financeiros.

Este procedimento é imprescindível e, embora seja trabalhoso, faz com que a empresa:

    • melhore seu atendimento ao cliente;
    • reduza perdas;
    • evite desperdícios;
    • fique em dia com a legislação.

Para o bom controle e planejamento de estoque, as informações a serem avaliadas precisam estar certas e de acordo com a entrada e a saída de produtos da empresa.

Consegue agora perceber a importância de todos estes procedimentos no seu estoque e os impactos dele em sua empresa? Sente-se mais preparado para dar o próximo passo? Então, vamos lá!

O PLANEJAMENTO DE ESTOQUE E SEUS BENEFÍCIOS

O planejamento de estoque é a parte prática da coisa. Quando você coleta os dados que mencionei logo a cima, é preciso saber o que fazer com todos eles. Afinal, um conjunto de dados parados não serve para nada. Concorda?

Pois bem, a partir do planejamento, você deverá saber os custos benefícios de seu estoque, a rotação do estoque e decisões como:

    • Quando pedir?
    • Quanto pedir?
    • Como controlar?

A respeito dos dois primeiros planejamentos mencionados – quando e quanto pedir -, há cálculos e métodos práticos que podem ser aplicados.

Se você quiser saber mais sobre isso, de forma específica, detalhada e objetiva, mas não sabe onde encontrar essas informações nem por onde começar, não precisa se preocupar.

Mas, tratando-se de como controlar o seu estoque, você está seguro? Há três maneiras para se controlar o estoque:

    • Manualmente;
    • Manual e com auxílio de algum sistema;
    • Automatização.

A primeira forma funciona muito bem para pequenas empresas, afinal, o fluxo de estoque é relativamente pequeno. Neste caso, com o auxílio de uma pessoa para realizar a contagem e controle de estoque, tudo flui muito bem.

Nestes casos, o ideal é que o procedimento seja realizado mais de uma vez para que as chances de erros sejam reduzidas.

O segundo caso aplica-se também para as pequenas empresas. Entretanto, o responsável pelo controle migrará as informações referentes ao estoque para algum sistema específico, de modo que elas sejam avaliadas e validadas.

Em casos de diferença na contagem, o procedimento deverá ser repetido a fim de que qualquer erro seja eliminado.

Já na terceira parte, o processo de controle e contagem de estoque é feito de forma automática, preferencialmente por um sistema de gestão integrado. Nestes casos, a chance de erro é nula a não ser que as informações tenham sido cadastradas de forma equivocada.

Entretanto, o bom sistema é acompanhado por uma implantação impecável de modo que não haja erros.

Se a sua empresa é média ou grande, não é aconselhável que se faça o controle de estoque de forma manual ou mista. Isto porque o processo será lento, passível de erros, trará prejuízos e dificultará o planejamento.

A partir da escolha da melhor forma de controle de estoque, e tendo feito o controle e a contagem, você poderá realizar o planejamento, que consiste em:

Gerenciar as demandas de armazenamento, de modo que estejam aliadas com as necessidades da empresa, de maneira que impactos negativos, como falta de estoque, sobrecarga de estoque e desperdícios, sejam evitados.

Através do planejamento de estoque, a empresa identificará, de forma estratégica, o melhor momento para a compra de novas mercadorias e terá bem estruturado o tempo de giro do estoque.

Segundo o portal da educação, o planejamento de estoque:

1. reduz custos pelo equilíbrio entre capacidade e demanda;

2. assegura que toda demanda seja atendida sem perdas de receita;

3. aumenta o capital de giro;

4. aumenta a qualidade de produtos e serviços e reduz a probabilidade de ocorrência de erros;

5. aumenta a velocidade de resposta à demanda do cliente, seja pela geração de pequenos estoques, seja pela acertada previsão da demanda;

6. flexibiliza a capacidade de responder a aumentos inesperados na demanda;

7. fornece o produto/serviço sem interrupções.

A GESTÃO DE ESTOQUE

A gestão de estoque ajuda a empresa a evitar drásticos aumentos de preços, a lidar com problemas, como falta ou sobrecarga de estoque e, consequentemente, faz com que a empresa não perca dinheiro.

Para ser mais objetiva ainda, é a gestão de estoque que gera economia na produção. E mais: é através dela que a empresa estará protegida das incertezas na demanda e no tempo de reabastecimento do estoque.

Deste modo, sua principal função é:

    • determinar “o que” manter em estoque;
    • determinar quando reabastecer;
    • determinar quanto requisitar;
    • acionar o processo de reabastecimento;
    • receber, estocar e suprir os materiais conforme requeridos pelos usuários.

O grande desafio dos empresários está na forma como a gestão é realizada. Geralmente, optam por uma gestão mista, isto é, manual e com o auxílio de um sistema qualquer.

O problema disso é que grandes demandas são, raramente, bem desenvolvidas com este método.

A automação total da gestão de estoque traz incontáveis benefícios.

Dentre eles está o controle sobre todas as informações necessárias para o processo,diminuição significativa de erros humanos nas contagens e análises e a atualização automática das informações referentes a vendas efetuadas.

Os sistemas de gestão empresarial são integrados e unem todas as informações da empresa de modo que, sempre que se realiza uma ação, todo o resto é alterado. Por exemplo:

Com a venda de um produto, o sistema atualiza, automaticamente, a contagem do estoque, alertando o valor mínimo necessário para mantê-lo, assim como as informações necessárias para um bom controle de caixa. Isso é interessante para você?

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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