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SAIBA O QUE É O INVENTÁRIO DE ESTOQUE E COMO ELE PODE AJUDAR EM SUA EMPRESA

Assim como você precisa organizar a sua despensa e o seu guarda-roupa – por questões óbvias –, você deve também ter um controle absoluto sobre o seu estoque. E parte desse controle se estabelece a partir do inventário de estoque.

Quando o assunto é estoque, de fato é algo que causa um certo incomodo, já que as exigências, compromisso e precisão necessários para lidar com este setor da empresa são imensos.

E não adianta apenas deixá-lo sempre carregado. Você certamente deve saber que há um equilíbrio a ser mantido. Nem sempre estoque cheio é algo positivo. Isso dependerá muito da particularidade e especificidade da empresa.

Isso porque a sobrecarga ou a falta de estoque poderá indicar:

    • Prejuízos financeiros;
    • Desperdícios de produtos;
    • Perda de vendas;
    • Vencimento de produto;
    • Falta de matéria prima;
    • Reposição de mercadoria realizada de forma inadequada;
    • Falta de comunicação entre departamentos;
    • Deficiência no gerenciamento empresarial.

Portanto, vale a pena ficar atento a esses indicadores e dar uma “atençãozinha” maior para o seu estoque. Afinal, por mais que você já sinta ter um excelente controle sobre seu estoque, não custa certificar-se de que as coisas estão realmente se saindo como deveria, não é mesmo?

Então, vamos ao que interessa!

O QUE É O INVENTÁRIO DE ESTOQUE?

Voltemos agora para a sua despensa, o seu guarda-roupa ou até mesmo para a sua geladeira. Vamos imaginar que você precisa ir às compras do mês. O que você faz antes disso?

Bom, nós bem sabemos que, para não desperdiçar dinheiro à toa, principalmente para quem está com dinheiro contado, é preciso analisar exatamente o que, de fato, precisa ser comprado.

inventário de estoque

Para essas ocasiões, é normal que você faça uma lista, E, já que a compra mensal é maior, é indispensável que você vá até à sua despensa e certifique-se:

    • do que você tem;
    • do quanto ainda tem;
    • do que está em falta;
    • do que sobrou.

O mesmo vale para a geladeira. Apesar da temperatura, alguns alimentos, quando comprados em quantidade excessiva, estragam e não servem para ser usados. E isso, em grande escala, gera prejuízo, não é mesmo?

Apesar do nome difícil, inventário de estoque é justamente essa contagem, recontagem e análise de tudo o que você tem estocado. E acredito que já nem preciso mais explicar o porquê de isso ser importante, não é mesmo?

Afinal, se você não se atentar para estas realidades de sua empresa, vai chegar um momento em que o descontrole se espalhará para a sua empresa como um todo e tudo o que lhe restará serão as dívidas.

Está convencido da importância de se fazer um inventário de estoque de forma segura? Então, vamos para a próxima etapa.

COMO PREPARAR MINHA EMPRESA PARA FAZER UM BOM INVENTÁRIO DE ESTOQUE?

O inventário de estoque é um processo muito delicado que exige muita precisão. Ele é realmente cansativo e é indispensável o apoio de uma equipe relativamente grande – a depender do tamanho da empresa e do estoque – e preparada.

Por isso, separei 3 dicas para você aplicar à sua empresa antes de realizar o inventário de estoque. Isso o ajudará a evitar os erros e os retrabalhos.

1. Tenha uma metodologia especificada

A metodologia de inventário refere-se ao modo como ele será contado. Cada empresa possui uma especificidade de estoque e esta metodologia depende muito disso. Não existe o melhor jeito para fazer. O que existe é o jeito que mais se adapta à sua empresa. Por exemplo:

Nas prateleiras:

    • De baixo para cima;
    • Da esquerda para direita.

Por conversão:

    • Peça por peça;
    • Por caixa (certificar-se de que as caixas estão fechadas);
    • Por fardo.

O importante é que esta metodologia seja especificada e que os responsáveis por fazer o inventário de estoque tenham conhecimento da metodologia adotada, já que, para que erros sejam evitados, o ideal é que se tenha um padrão.

2. Realize o inventário com a loja fechada

Como você já deve imaginar e saber, o inventário de estoque é um procedimento muito criterioso, que exige atenção e cautela. Agora, imagine só você cuidando disso com a loja em movimento?

Imagine fazer a contagem de produtos com clientes tirando, colocando em outras gôndolas, devolvendo mercadoria, tudo ao mesmo tempo?

Realmente não dá. Por isso é essencial que você o faça em um momento em que não se tenha fluxo de mercadoria. E isso é especificado de acordo com a realidade da empresa.

3. Utilize um software adequado

Se você tiver um software de gestão adequado, este processo pode ser muito mais simples.

Por exemplo:

Com o Ético, sistema de gestão empresarial desenvolvido para potencializar a gestão de toda a empresa, além de emitir relatórios com as informações necessárias para o controle de estoque, integra as informações para o caso de você ter outros estoques e outras lojas.

Isso ajuda a conciliar as informações. Além disso, o sistema solicita uma data base que antecipa esta contagem. Neste relatório, o sistema lista os produtos, nome dos fornecedores, quantidade disponível, código especificador da substituição tributária (CEST) e código de situação tributária (CST).

Além disso, o relatório fornecido pelo sistema oferece o valor unitário dos produtos e o que tinha em estoque naquela data base determinada.

Por fim, ele apresenta o valor de custo e o total do custo. O saldo final de cada uma dessas informações é oferecido para a contabilidade para que os valores de entrada e saída deste período sejam confrontados e avaliados. Este valor deve estar de acordo com o inventário.

5 PASSOS PARA FAZER UM BOM INVENTÁRIO DE ESTOQUE

Sua loja está preparada? Seguiu os procedimentos detalhados acima? Então, agora, sim, você poderá fazer seu inventário de fato. É claro que, mais uma vez, vamos ajudá-lo e indicar-lhe a melhor forma para fazer.

1. Organize a loja antes de realizar o inventário

O primeiro passo – extremamente importante – é organizar a sua loja/empresa. E em que consiste esta organização? Consiste em alinhar sua mercadoria nas prateleiras de modo a facilitar a contagem.

É importante que você tenha um padrão, isto é, mesma quantidade de produtos por coluna, por exemplo. Isso facilita – e muito – na hora da contagem. Outra organização que precisa ser feita é em relação à separação das fragrâncias dos produtos, por exemplo:

Na hora de separar as gelatinas, organize-as de modo que as de morango fique entre as de morango, as de uva fique entre as de uva, e as sem sabor fique entre as sem sabor.

Não se esqueça de que os produtos precisam estar todos com código de barra e, para facilitar ainda mais, mantenha-os visíveis a fim de facilitar ainda mais a manipulação dos produtos. Acredite: só isso já fará com que o seu processo de contagem seja muito mais prático.

2. Certifique-se quanto à movimentação do estoque

Você consegue se imaginar fazendo o inventário do seu estoque com fluxo de mercadoria ali dentro? Definitivamente não, né? Então, certifique-se de que você está fazendo isso no momento certo.

E quando é o momento certo? Bom, não há regra, mas – Convenhamos! – será bem mais simples fazer isso quando não for época de chegar mercadoria, não é mesmo?

Isso fará com que você consiga conciliar sua contagem real com o valor que consta em seu sistema, além de facilitar todo o processo de contagem.

3. Tenha uma equipe responsável

A contagem de estoque não é algo fácil de se fazer. É trabalhoso, exige atenção e muito foco. Portanto, se você não tem uma equipe específica nem uma empresa terceirizada pra realizar esta atividade, escolha as pessoas certas.

Isto é, certifique-se de que as pessoas escolhidas correspondam a este perfil de atenção, foco e minuciosidade, qualidades exigidas pela função a ser desempenhada.

Caso você não disponha de pessoas qualificadas e instrumentos que podem facilitar a contagem, considere a possibilidade de contratar uma equipe qualificada para a função.

4. Realize seu inventário periodicamente

O inventário de estoque não é feito por mero capricho. O objetivo dele é fornecer dados e possibilitar uma análise para tomadas de decisão. Portanto, para não fugir disso, isto é, para não perder este controle, a periodicidade é essencial.

Afinal, você precisa saber o andamento das coisas. Além disso, esta periodicidade ajuda a empresa a manter atualizadas as suas informações, a corrigir possíveis erros e aprestar contas no fisco, até porque o valor que a empresa detém em estoque também precisa ser mencionado.

Do contrário, isso poderá gerar multas e, possivelmente, desestabilizar financeiramente sua empresa. Portanto, de acordo com a sua realidade empresarial, defina uma data específica para esta contagem de estoque.

5. Faça recontagem

Para garantir a eficiência do procedimento, faça listas com os produtos, certifique-se de que estão afixados com o código de barra de forma correta, registre os tipos de produtos, quantidade, peso, tamanho e o que mais for necessário.

Não deixe de recontar. E, para isso, conte com o auxílio de outras pessoas, afinal, essa atividade repetitiva pode não facilitar esta etapa e acabar deixando algum dado errado.

COMO UM INVENTÁRIO DE ESTOQUE PODE AJUDAR A MINHA EMPRESA?

Agora que você já sabe como fazer um inventário de estoque, para que tenha mais uma motivação, isto é, além de ter controle sobre sua empresa, há outros benefícios que o inventário de estoque pode oferecer para sua empresa, que são muito vantajosos.

São eles:

1. Evita desperdícios e perdas

Com um inventário de estoque bem elaborado e bem feito, você poderá analisar se suas compras estão sendo bem feitas, quais produtos estão com maior número de vendas e quais não estão tendo saída.

Isso contribui para que você não perca vendas, para o caso de acabar determinado produto no estoque, e para que você não perca dinheiro com produtos parados, pois as vendas estão fracas.

2. Possibilita tomadas de decisão seguras

Com um inventário de estoque em dias, você consegue fazer análises, projeções e tomar decisões certeiras e seguras. O importante é que você não deixe de fazer as análises. Afinal, de que adianta ter os números em mãos se você não sabe o que fazer com eles?

Estas tomadas de decisão podem ser mais facilmente executadas com o auxílio de um sistema de gestão empresarial, já que estas ferramentas oferecem a visualização panorâmica da empresa devido à sua capacidade de integrar todos os setores.

Deste modo, você poderá alinhar as informações do seu estoque – principalmente se tiver outras empresas –, com as informações do financeiro, da frente de caixa, logísticas e qualquer outro setor.

3. Ajuda a manter a empresa dentro da legislação

Como já mencionamos – e você certamente já sabe -, a prestação de contas no fisco deve envolver os valores referentes ao seu estoque. Se você passar alguma informação equivocada, poderá gerar muitos problemas, como são as autuações.

Viu só? O inventário de estoque é extremamente importante para o melhor controle de sua empresa.

É por isso que vale a pena investir em boas ferramentas para realizá-lo. Na verdade, toda melhora que você puder realizar em sua gestão, refletirá – e muito – positivamente no financeiro de sua empresa.

É difícil indicar quais melhores medidas e melhores modelos de gestão para se colocar em prática. Na verdade, não existe o melhor modelo. Tudo depende muito da realidade de cada empresa.

É por isso que os softwares de gestão são tão indispensáveis. Eles são ferramentas que se adaptam à realidade de cada empresa e se moldam a seu modelo de gestão.

O Ético é um sistema desenvolvido para ser flexível e automatizar tudo em uma gestão. Ele é atualizado, possui um suporte técnico impecável e com um processo de implantação feito para evitar problemas e insatisfações.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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