COMO MEDIR O RETORNO SOBRE O INVESTIMENTO DE UM SOFTWARE DE GESTÃO?

Muito já falamos sobre as vantagens de um sistema de gestão empresarial. Diariamente buscamos mostrar aos nossos leitores e clientes as inúmeras vantagens que esta ferramenta acrescenta nas empresas.

O grande x da questão está em fazer com que os empresários consigam enxergar, a longo prazo, os inúmeros benefícios para toda estrutura e setores empresarial.

Embora se saiba que o software contribui com o aumento da eficiência dos funcionários, redução de custos e automação de processos, o custo de implantação e o tempo com treinamento dos funcionários acaba falando mais alto fazendo com que gestores desanimem do investimento.

Mas você já parou para pensar, pesquisar e se questionar a respeito do retorno sobre o investimento (ROI) que um software trás para uma empresa? É, também acho que não, já que, este retorno, geralmente se dá a longo prazo.

Neste texto te ensinaremos a calcular o ROI e a mensurar os benefícios do software, mas tenha em mente que, nem todo benefício pode ser mensurável, mas pode ser observável. Falarei sobre isso mais adiante.

O QUE É O ROI?

Você certamente já ouviu falar nesta palavrinha. O ROI é o retorno sobre o investimento ou, em inglês, return on investment que indica o quanto de dinheiro uma empresa ganhou ou perdeu com investimentos.

Este valor é extremamente importante já que ele permite que o empresário se certifique com antecedência, qual investimento vale a pena e como potencializar investimentos já feitos na empresa.

De acordo com a Resultado Digitais:

com base no ROI é possível planejar metas baseadas em resultados tangíveis e entender se está valendo a pena ou não investir em determinados canais.

Para calcular o ROI, existe uma fórmula simples e prática que relaciona lucro e custo. É importante ressaltar que nesse cálculo o lucro não corresponde ao ganho total de vendas, mas sim o lucro sobre cada venda.

ROI = Lucro – Custo/Custo

Agora que você já sabe o que é o ROI e como ele influencia em sua empresa, quero propor a você que analisemos agora os benefícios práticos que um software de gestão agrega a empresa, dentre eles, listaremos benefícios mensuráveis e não mensuráveis.

OS BENEFÍCIOS DE UM SOFTWARE DE GESTÃO EMPRESARIAL

Dos benefícios mensuráveis:

Reduz custos operacionais

A economia corresponde a 9% e está relacionada a redução de horas extras, automação de processos que influencia na alocação dos recursos.

Redução de custo com matéria prima

A economia corresponde a 15%, pois o software possibilita maior planejamento de compras e vendas a fim de evitar os desperdícios.

Reduz o ciclo de pedido e entrega

A economia corresponde a 20%, já que, através da automatização, o recebimento dos pedidos é integrado com o planejamento de produção e faturamento.

Reduz o ciclo de fechamentos contábeis e fiscais

Economia correspondente a 19%, pois o software automatiza a geração dos arquivos SPED e informações reais, sem exportação de dados.

Aumento de receita

Economia corresponde a 11%, já que o software oferece melhor gerenciamento do relacionamento com o cliente fornecendo mais informações sobre ele. 

Dos benefícios não mensuráveis:

Aumenta a produtividade dos funcionários

A redução de serviços manuais potencializa a atenção, disposição e agilidade dos funcionários em suas atividades e consequentemente, contribui para que estes sejam mais eficientes e produtivos.

Economiza tempo

Erros são consequência de atividades manuais. O tempo necessário para corrigi-los pode gerar impactos econômicos a  curto e longo prazo, portanto, eles são reduzidos com o uso da tecnologia, neste caso, o software de gestão empresarial.

Potencializa a gestão financeira

O controle de caixa e gestão financeira são impactantes dentro de uma empresa, software de gestão integrado faz com que esta atividade seja facilmente controlada, possibilitando a conciliação bancária, planejamento estratégico, tomada de decisão e projeção de caixa.

Reduz a inadimplência

Um bom software de gestão empresarial, auxilia no cadastramento de clientes e na análise de “nome limpo”. Isto porque ele é integrado com SPC, o que possibilita o acesso à ficha do cliente.

Caso ele tenha dívidas com outras empresas, você saberá antes mesmo que a compra seja fechada. Isto ajudará a manter o ciclo financeiro em ordem.

Contribui no controle de despesas 

O bom planejamento estratégico influencia e contribui na redução das despesas, mas, para que isto seja possível, o empresário precisa ter acesso e controle de todos, absolutamente todos, os processos ativos dentro de uma empresa. Este controle é facilmente obtido com o auxílio de um software de gestão integrado.

Mencionado e mensurado todos os benefícios, a curto e, principalmente a longo prazo de um software de gestão, vamos para próxima etapa: o cálculo do ROI de um software de gestão empresarial. Preparado?

O CÁLCULO DO ROI DE UM SOFTWARE DE GESTÃO

Para melhor mensurar o ROI, anote todos os gastos que sua empresa tem com horas extras, desperdícios, tempo dedicado a tarefas manuais e burocráticas e todos os gastos que afetam o maior desempenho de sua empresa antes do software de gestão.

Tendo isto em mente, faça o cálculo do ROI, após a implantação. É bem simples e está relaciona ao retorno e ao investimento:

ROI = (retorno – investimento)/Investimento

O retorno corresponde ao valor que você deixou de gastar após o uso do software e o investimento corresponde ao valor utilizado para a implantação.

Ao fazer a projeção do ROI, lembre-se que o valor é estimativo e que este tende a aumentar com o passar dos meses. Isto porque, seu bom funcionamento está diretamente ligado a adaptação dos funcionários ao sistema.

Ter em mente que o retorno do investimento é a longo prazo, faz toda a diferença.

CUSTOS X INVESTIMENTOS

Esta relação não é exata, ela depende de software para software. Por exemplo:

Na Ético, os softwares são flexíveis e suas funcionalidades variam de acordo com as necessidades e demandas de cada empresa. Sendo assim, cada implantação é única.

Esta é uma das formas que valorizamos o seu modelo de negócio e reconhecemos que cada um é único e possui suas singularidades.

Quando entramos em contato com uma empresa, junto com os responsáveis, fazemos uma análise e um mapeamento da estrutura organizacional a fim de compreender as exigências e adaptações que o software sofrerá.

A partir disso, temos uma base de preço para apresentar aos nossos clientes.

Este preço pode variar a depender:

• Do tempo que o empresário exigir para implantação

Já que isso pode exigir uma estrutura maior, mais consultores para implantação.

• Quantidade de usuários

Na Ético, após a implantação, este fator não influenciar no custo. Este adicional não é cobrado.

• Novas funcionalidades

Se, durante a implantação, o empresário solicitar mais funcionalidades, o preço pode aumentar, por isso, na Ético, fazemos o processo de mapeamento de forma detalhada para que o empresário não seja surpreendido no final da implantação.

• Implantação local ou em nuvem

A Ético oferece as duas modalidades. No caso de um software local o empresário está comprando um sistema, já em nuvem, há um processo de “aluguel” desse sistema.

No primeiro caso, o investimento inicial é maior, em contrapartida, no segundo caso o que é maior é o investimento mensal, pois a empresa arcará com serviços de hospedagem, manutenção, backup, dentre outros.

Vale ressaltar que, embora os custos para implantação sejam relativamente altos, a depender da empresa e modelo de negócio, o retorno que um empresário obtém após a implantação e adaptação de um software faz valer a pena.

Mas isso você observará através do cálculo do ROI.

De qualquer forma, aconselhamos aos empresários que busquem sempre uma empresa de confiança com boa referência no mercado e que não esteja preocupado apenas com números.