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SISTEMA DE GESTÃO OU PLANILHA: O QUE ATENDE MELHOR A MINHA EMPRESA?

Todo empresário, certamente, já se viu nesta encruzilhada na hora de escolher a melhor ferramenta para auxiliá-lo na administração de sua empresa. Mas esta resposta depende de outra pergunta.

O que você quer para a sua empresa?

Bom, não tenho dúvidas de que você responderá:

– Quero uma boa administração financeira.

– Quero eficiência em seus processos internos e externos.

– Quero que dê lucro e que saiba transmitir seu valor e missão para o cliente.

– Quero segurança de dados.

– Quero uma análise de dados alinhada com situação da empresa.

– Maior acessibilidade.

– Menos custos.

Se for realmente isso que você quer para a sua empresa, então já temos uma resposta. A opção que melhor atenderá as necessidades de sua empresa é, sem dúvidas, um sistema de gestão empresarial. Mas, será que você sabe o porquê disso?

Então, vamos entender isso melhor. Continue lendo.

O QUE AS PLANILHAS PODEM FAZER PELA MINHA EMPRESA?

É claro que as planilhas não são vilãs. Elas não só podem como também ajudam, sim, muitos empresários. Aposto que você já tenha usado esta alternativa pelo menos no início de sua empresa, ou é até muito provável que ainda as use ao menos em algum setor. Estou errada?

Pois, então, devemos admitir: planilhas podem contribuir, sim, com uma empresa. Mas aqui precisamos pensar em duas questões:

1. De que forma elas podem ajudar?

2. Até que ponto elas ajudam?

Então, vamos pensar neste assunto.

1. De que forma as planilhas podem ajudar?

As planilhas possuem um preço muito acessível, isto é, qualquer empresa que está se estabelecendo e que não dispõe de muito investimento – a princípio, claro – pode adquirir uma planilha.

Além disso, elas podem estar disponíveis de forma personalizada de modo que você terá algumas opções que se enquadrem em seu negócio. Estas planilhas podem ser vendidas ou, muitas vezes, estar disponíveis para download na internet.

Mas você também pode personalizar sua própria planilha. Para isto, basta ter acesso a um computador que tenha disponível o Excel. E – convenhamos – isso não é nada difícil hoje em dia, não é mesmo?

Deste modo, a planilha pode estar ainda mais alinhada às suas necessidades administrativas. Mas isso exigirá de você um bom conhecimento acerca dos cálculos do Excel. Caso contrário, não vai dar muito certo. Portanto, certifique-se de que você realmente está capacitado para esta estruturação das planilhas, hein?

Você poderá elaborar planilhas para:

    • controle de fluxo de caixa;
    • controle dos gastos diários da empresa;
    • cálculos de impostos;
    • gestão de vendas;
    • pagamento de funcionários;
    • controle de frequência.

E o que mais você julgar necessário. Isto fica bem a seu critério.

Viu só, as planilhas também são bem úteis, concorda? Mas, agora, vamos para a segunda parte, que precisa ser igualmente muito bem explorada e esclarecida. Lembre-se: estou sendo muito honesta e transparente com você. Ok?

Então, vamos lá!

2. Até que ponto as planilhas ajudam?

Pois bem, como acabamos de ver, as planilhas ajudam, sim – e muito -, mas existe um limite para isso. E é justamente desse limite que quero tratar com você.

Sabe quando sua empresa começa a crescer e as vendas aumentam, a receita aumenta, o fluxo de caixa aumenta, o giro de estoque aumenta, as despesas com fornecedores aumentam. Enfim, quando tudo aumenta?

Pois bem, é nessa hora que as planilhas deixam de ser aliadas de sua empresa e se tornam um grande risco.

Isso porque o seu acesso às informações será mais limitado, o seu controle de dívidas e pagamentos será menor, a sua visão panorâmica da situação da empresa será bem falha e restrita.

burrada

Sem contar a possibilidade de erros com os cálculos, lançamento de informações erradas, problemas no computador que, consequentemente, o fará perder as informações da planilha, e tantas outras coisas que poderão prejudicar – e muito – a sua gestão financeira, além de:

    • aumentar o tempo gasto com as operações;
    • pesar o computador, já que planilhas são arquivos;
    • dificultar a análise financeira da empresa;
    • as funções serem limitadas.

Consegue perceber que chega uma hora em que o custo-benefício não compensa mais? Percebe que os prejuízos que você pode ter com a gestão feita em planilhas pode sair muito caro para você?

Foi por isso que comecei este artigo perguntando o que você quer para a sua empresa. E, acredite, muito mais do que suas palavras, as suas ações dizem muito de você.

O QUE UM SISTEMA DE GESTÃO PODE FAZER PELA MINHA EMPRESA?

Se as planilhas têm um limite administrativo que, se não respeitado, pode prejudicar a sua empresa, é provável que você se pergunte: Qual solução eu posso oferecer para a minha empresa, então?

Bom, devo-lhe assegurar: os sistemas de gestão empresarial são excelentes soluções. Isso porque eles proporcionam à sua empresa uma gestão muito mais simples, eficiente e sem erros.

Quer saber mais sobre isso? Então, vamos lá!

1. Os sistemas de gestão empresarial são de fácil uso.

Qualquer pessoa pode utilizar um sistema de gestão empresarial, já que, com eles, você não precisa decorar fórmulas nem ficar preenchendo formulários.

Isto porque os sistemas realizam estes cálculos de forma automática e você só precisará fornecer a informação.

2. Os sistemas de gestão são mais seguros.

Lembra-se de quando eu disse que as planilhas não lhe dão segurança? Pois bem, com um sistema de gestão empresarial, segurança é algo garantido.

Isso porque os sistemas:

    • integram os dados de sua empresa;
    • podem armazenar as informações em nuvem;
    • permitem acesso somente às pessoas autorizadas;
    • fazem backup.

3. Os sistemas de gestão possibilitam uma análise mais precisa da empresa

Se você tem acesso a todas as informações de sua empresa de forma automática e tem relatórios que lhe mostram a verdadeira situação de sua empresa, é muito provável que você consiga fazer uma análise mais precisa sobre o seu negócio.

Se há uma coisa que ajuda – e muito – qualquer empresa, é a possibilidade de traçar estratégias que estejam de acordo com a sua realidade econômica. Informações equivocadas ou falta de informações são extremamente perigosas.

Se você sabe o que de fato está acontecendo, você poderá tomar uma decisão equivalente à necessidade do seu empreendimento.

Os sistemas de gestão empresarial emitem relatórios em tempo real com todas as informações de que você necessita e mantêm integradas e de fácil acesso as informações de todos os setores de sua empresa, de modo que você não precisará perder tempo nem quebrar a cabeça quando precisar acessar estas informações.

4. Os sistemas de gestão ajudam-no a reduzir custos

Se há uma coisa que o ajuda a reduzir custos, certamente esta coisa são os sistemas de gestão empresarial. Isto porque eles:

    • aumentam a produtividade de sua empresa como um todo;
    • ajudam a controlar todas as questões administrativas de sua empresa de forma automática;
    • eliminam os trabalhos manuais;
    • diminuem de forma significativa os erros referentes à gestão.

5. Os sistemas de gestão oferecem para a sua empresa uma maior mobilidade

Um ponto vantajoso para as planilhas é que elas podem ser acessadas de qualquer lugar, basta ter um dispositivo móvel que contenha o arquivo desejado, por exemplo.

Por muito tempo, esta foi uma das objeções referentes aos sistemas de gestão empresarial. O que muita gente esquece é que os bons sistemas de gestão também possuem uma alta mobilidade.

mobilidade

Isso porque eles não se limitam apenas aos computadores de sua empresa. A gestão em nuvem, muito utilizada atualmente, permite que suas informações sejam acessadas de qualquer lugar e através de qualquer dispositivo móvel com acesso à internet.

Neste ponto, as planilhas saem perdendo, já que elas podem ser acessadas somente a partir de alguns dispositivos, isto é, somente a partir dos dispositivos que contêm o arquivo salvo.

Já pensou se você precisa urgentemente acessar uma informação para tomar uma decisão, mas só possui este dado no computador de sua empresa? Prejuízo, não?

6. O sistema de gestão pode trazer-lhe um ótimo retorno sobre o investimento

Claro que o custo de implantação, se comparado ao custo para adquirir uma planilha, pesa muito na hora de escolher. Mas você já parou para calcular o retorno que um sistema de gestão oferece para a sua empresa?

Se não, a hora é essa. Saiba que um sistema consegue cobrir todos os custos referentes à implantação, já que ele oferece benefícios, tanto visíveis, quanto invisíveis:

sistema de gestão

7. Os sistemas de gestão empresarial possuem suporte técnico

E, por fim – mas não menos importante -, os sistemas de gestão empresarial possuem suporte online, diferentemente das planilhas que, se você tiver alguma dificuldade ou problema, vai ter que se virar sozinho.

Se você escolher um sistema que tenha um suporte eficiente – como o é aqui na Ético, por exemplo -, sempre que você tiver um problema ou dúvida, poderá entrar em contato de forma imediata com o suporte online e ser atendido o mais rápido possível.

Afinal, problema não tem hora para aparecer, não é mesmo? E você não precisa esperar para solucioná-los.

Viu só! Chega um momento em que você precisa analisar qual alternativa melhor atende ao seu negócio. E, se a sua empresa está crescendo ou você deseja fazê-la crescer, não pode escolher qualquer coisa.

Ter um sistema de gestão empresarial é a melhor forma para suprir todas as demandas que seu negócio exige. Chegará um momento em que você precisará de informações de estoque, caixa, funcionários e clientes e, se não tiver plena segurança da confiabilidade destas informações, as coisas poderão desandar para você.

Mas, fique atento! Não é porque você tem um sistema que ele irá proporcionar-lhe uma gestão eficiente. Nem sempre o seu sistema está adequado e alinhado à sua empresa. Isso acontece porque os fornecedores deixaram de atualizar e ele já não é mais tão útil assim.

Não se esqueça: você não precisa se adequar ao seu sistema. É o seu sistema que precisa se adequar a você. Se isso não está acontecendo, talvez esteja passando da hora de você trocar de sistema. Aqui, na Ético, fazemos disso uma missão.

Nosso sistema é flexível e se adéqua à realidade de cada empresa. Nós buscamos sempre alternativas para melhorar a estrutura do software e fazer com que nosso cliente esteja sempre satisfeito.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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