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IMPLANTAÇÃO DE UM SOFTWARE DE GESTÃO : FATORES QUE INFLUENCIAM NO SUCESSO

Não há mais dúvidas a respeito da grande importância e necessidade de um sistema de gestão em uma empresa.

A modernidade e as necessidades modernas impedem que gestores atuem sem o auxílio dessa ferramenta, embora muitos empresários insistem em fazer de forma contrária. (Vai entender)

De qualquer forma, problemas com adaptação da empresa com o novo sistema e o próprio sucesso da implantação em si tem se tornado barreiras entre empresários e bons softwares. Esta realidade é prejudicial e precisa ser alterada.

Pensando nisso, nós aqui da Ético, reunimos alguns fatores que consideramos importante nas etapas de implantação e que podem fazer toda diferença no sucesso do projeto.

Para isso, eu reuni os meninos do suporte técnico, que são os caras que colocam a mão na massa e entendem do assunto e juntos verificamos os pontos chave, que no fim das contas, serão decisivos.

Visto que, nós compreendemos muito bem que implantar ou trocar um sistema não é tarefa tão simples, nem tão rápida, mas pode ser positivamente encarada através de ações e fatores que reduzirão os impactos negativos.

Durante um projeto de implantação de um software de gestão, existem inúmeras atividades e variáveis que devem ser gerenciadas, a fim de não comprometer o sucesso do projeto. Como não é possível controlar todos os fatores presentes na implantação, alguns devem ser considerados mais importantes e acompanhados mais de perto” (Gambôa)

Quer saber quais são esses fatores que Gambôa mencionou? É só continuar lendo.

FATORES QUE PODEM LEVAR AO SUCESSO DA IMPLANTAÇÃO

O Rafael e o Gustavo, que atuam na implantação dos softwares nas empresas e dão todo suporte necessário para nossos clientes, listaram alguns fatores que contribuem para o sucesso da implantação. São eles:

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“A empresa precisa estar realmente disposta a trocar o software, isso é primordial. ”

Isto, embora pareça um pouco óbvio, precisa estar bem definido. Como já mencionei em outros momentos, a mudança de software não é algo tão simples, rápida e prática. Exige muita análise, cautela, mas principalmente, disposição.

Esta disposição não vem unicamente do responsável pela empresa, mas de toda equipe, por isso, se faz necessário que, todos compreendam:

    • a necessidade da empresa;
    • a possível solução que fará com que ela cresça, neste caso, o software de gestão;
    • os benefícios a curto e longo prazo que o software trará para toda a equipe.

É importante ressaltar que, o apoio total da alta direção da empresa em torno do projeto a ser realizado, além de atuar como fator de agregação, contribui, para a eliminação das resistências e para a definição da importância dada ao assunto.

“Depois disso, outro fator determinante é a análise detalhada, setor por setor.”

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Isto é indispensável, pois é aí que você vai identificar a dor de cada funcionário no antigo software e se certificar de que o novo sistema atende ou não a necessidade da empresa.

Esta análise é feita em cada setor e somente a partir disso que se dá a arquitetura do software: Qual funcionalidade precisa ser inserida? O que vai melhor atender essa empresa?

Essa análise é necessária também nos setores que se comunicam. Por exemplo: a pessoa responsável por dar a entrada de nota e (ou) gerar contas a pagar para empresa.

É bom que todo o setor financeiro saiba do processo e averigue o que precisa ser ajustado e implementado no novo sistema. Quanto mais detalhada for o processo de análise/implantação menor a chance de se ter problemas.

Percebem quão necessária é esta etapa? Se houver descuidos ou negligências, se os envolvidos e interessados não participarem de forma direta e o líder da empresa não estiver presente do início ao fim, a chance da implantação dar certo é quase mínima.

Depois disso, a Ético se certifica de todas as atualizações feita no sistema e, antes de colocar o sistema funcionando na empresa, os meninos do suporte se certificam de que é aquilo mesmo que a empresa quer e precisa.

“O que isso significa? ” Diz o Rafael: “Significa que nós não perdemos tempo fazendo uma coisa que não vai servir ou que precisará de muitos ajustes posteriores, ou seja quando o sistema é atualizado, já vai ter sido aprovado pelas pessoas que vão usar. ”

A devida participação das distintas áreas da empresa a serem afetadas com a implantação do projeto

Eu sei que já mencionei isso nas etapas anteriores, mas acredito ser um tópico tão importante que vale a pena discorrer mais a seu respeito. Tenho certeza que você, leitor, há de concordar comigo.

Esta participação integral das pessoas envolvidas é condição indispensável para o sucesso da implantação do software, já que, são elas que estarão em contato direto com o sistema e serão elas as coparticipantes e colaborantes para o sucesso do sistema.

Além de contribuir na quebra da resistência, esta participação faz com que os envolvidos se familiarizem com as mudanças que a empresa está sofrendo.

Lembre-se de que, este sucesso se dá pela seguinte combinação: Um bom software de gestão; uma equipe de TI responsável e capacitada para realizar a implantação e treinamento dos envolvidos e claro, a participação ativa desses integrantes que usarão o software.

O sucesso não é algo mecânico, antes de tudo ele é a junção da boa tecnologia e da colaboração humana.

FATORES QUE PODEM LEVAR AO FRACASSO DA IMPLANTAÇÃO:

Mencionados os fatores e comportamentos que levam ao sucesso de uma implantação, listaremos para você, a fim de que seja evitado, fatores que podem levar tudo a perder e ser pedra de tropeço na implantação de um software.

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Esta listagem foi feita a partir de muita pesquisa de campo e também da nossa experiência direta e ativa nas empresas.

Não entender o significado do projeto que se está começando;

Na Ético, uma das primeiras etapas da implantação é a avaliação.

Nós reunimos os empresários a fim de compreender não somente as necessidades que a empresa enfrenta, mas principalmente toda cultura organizacional, todas as funcionalidades do software, todos os processos que serão automatizados.

Neste processo, a transparência é primordial. O empresário precisa ter plena consciência de todos os impactos que aquela mudança trará para empresa, tudo que será alterado e acrescentado.

O projeto de software corresponde a um novo começo para empresa, a partir da implantação, as coisas não serão mais do mesmo jeito. Esta etapa inicial é primordial e é nela que problemas podem ser desencadeado.

Encarar esta fase com responsabilidade e seriedade sem dúvidas contribui diretamente com o sucesso da implantação do software. Do contrário, todo o resto estará comprometido.

Não dispor de uma gestão de mudanças;

A gestão de mudanças corresponde a toda e qualquer alteração que uma empresa sofrerá. Tratando-se de tecnologia, mudar gera muita resistência e consequentemente, desistência.

O que quero dizer com isso? Bom, não é raro ouvir nossos clientes dizendo que a partir da implantação, muitos funcionários, por não se adaptarem, acabaram saindo da empresa, ou até mesmo, esta resistência é uma barreira decisiva para que o empresário opte por não implantar o software.

Pois bem, sendo a gestão de mudanças algo tão impactante, não é de se surpreender que, não gerir corretamente esta etapa pode contribuir com o fracasso da implantação, isso porque, o sucesso do software não depende unicamente dele por ele mesmo, o envolvimento humano também é um fator decisivo.

Portanto: mantenha os envolvidos sempre engajados no processo mostrando-lhes os benefícios que aquela mudança trará e a importância de que estes trabalhem em equipe.

E principalmente faça com que os envolvidos estejam sempre a par de todas as mudanças antes mesmo que elas aconteçam. Esta é uma maneira de fazer com que eles se preparem antecipadamente para este novo desafio. Deste modo, as resistências serão diminuídas.

Não se certificar da viabilidade do projeto.

É responsabilidade de toda empresa se certificar da viabilidade do projeto a ser realizado.

A implantação de um software é um passo muito grande e decisivo na história de uma organização, de fato, é um divisor de águas.

Entretanto, se sua equipe não está preparada para este passo; a empresa está com grandes dívidas a serem quitadas ou o software não atenderá as reais necessidades de urgência, a implantação de um software pode ser mais prejudicial que benéfica.

Para isso, não avaliar custo/benefício; cronograma; análise funcional, que é a compatibilidade entre a empresa e as características do software em questão, é muito perigoso.

Na Ético nós buscamos proporcionar aos nossos clientes muita transparência. Muitas empresas trabalham apenas com números, fique atento a isso, nós trabalhamos com qualidade.

Ao verificar que a implantação de um software não é viável para determinada empresa naquele momento, nós deixamos bem claro os fatores de risco a fim de proporcionar: qualidade em nossos serviços e segurança para as empresas que atendemos.

Portanto, analise quais são os objetivos que a sua empresa deseja alcançar com a implantação de um software. Feito isso certifique-se de que o software em questão e as funcionalidades que este apresenta, atenderão as reais necessidades da empresa.

Quando for escolher um sistema para sua empresa, lembre-se de avaliar estes critérios e colocá-los em prática. Se a equipe responsável pela implantação for negligente nesses aspectos, tome muito cuidado, muito provável que ela não seja a mais indicada para realizar o serviço.

Esta tarefa não é feita de um dia para o outro, uma implantação de software de qualidade pode durar meses, no entanto, os benefícios são imensuráveis. Vale a pena investir em um bom sistema e em uma boa empresa.

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Somos uma empresa de desenvolvimento de software que teve o seu ponto de partida em 2013, abraçando o desafio de desenvolver um sistema flexível e adaptável. Hoje, com escritórios em Maceió e Ji-Paraná, nosso lema é a inovação e o que nos motiva é criar ferramentas gerenciais que impulsionem o negócio dos nossos clientes.

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